Používejte správný typ písma
Pro písemnou komunikaci se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri. Velikost písma by měla činit 10 až 12.

Pokud firma používá jednotný styl a design komunikace, měli byste ji dodržovat.

"Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti," říká ředitel Počítačové školy Gopas Jan Dvořák.

Vyvarujte se chyb
Máločím se kolegy nebo obchodního partnera dotknete více, než když uděláte chybu v jeho jméně.

Kromě toho si dejte pozor na správné skloňování. Piště: "Dobrý den, pane Nováku", nikoliv: "Dobrý den, pane Novák".

Uvádějte vždy předmět zprávy
Obsah vašeho e-mailu by měl být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak snadno mohou rozhodnout, zda si e-mail přečtou hned, nebo až později.

"Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace," radí Dvořák.

Pište krátké e-maily
Zprávy, které si s pracovními partnery vyměňujete, by neměly být zbytečně dlouhé.

Pokud předpokládáte, že bude vaše pošta obsahovat více než dva odstavce, tak je efektivnější použít telefon.

Pozor na emoce a sarkasmus
Jestliže používáte e-mail k řešení různých vnitropodnikových sporů, snažte se vyvarovat negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii - adresát jim může rozumět jinak než vy.

Emotikony používejte s citem
Vyvarujte se familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v e-mailu ,,smajlíky", nepůsobí to profesionálně.

Přemýšlejte o hromadném
odpovídání
"V některých případech je vhodné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce 'odpovědět všem'.

Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán," uvádí Dvořák. V případě, že má vaše informace význam pouze pro některého z účastníků, je naopak hromadné rozesílání nevhodné.

Neuvádějte zbytečně
adresy do kopie
Pokud píšete e-mail určený více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat.

V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do skryté kopie.

Neposílejte nadměrně velké přílohy
Velikost přiloženého souboru by neměla přesáhnout 1 MB, řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB.

Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť.

Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR - jejich velikost pak bude znatelně menší.

Nespoléhejte na funkci
kontrola pravopisu
Před odesláním si e-mail pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu, stejně tak si dejte pozor, zda nemáte nastavené automatické opravy, které mohou neobvyklé nebo cizí slovo změnit na úplně jiný výraz.